Работодатель обязан запросить письменные объяснения с сотрудника в следующих случаях: 1

• До применения к работнику дисциплинарного взыскания в виде замечания, выговора или увольнения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). 1 То есть когда имеют место какие-либо нарушения со стороны работника, например, трудовой дисциплины. 1
• Для установления причины возникновения ущерба, причинённого работником (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). 1

Некоторые обстоятельства, при которых работодатель может требовать с работника предоставить объяснительную записку: 2

• опоздание на работу; 2
• невыполнение трудовых обязанностей, предусмотренных функционалом работника; 2
• отсутствие на рабочем месте в течение 4 часов; 2
• нанесение урона имуществу работодателя; 2
• состояние опьянения (алкогольное или наркотическое); 2
• несоблюдение правил охраны труда; 2
• непредставление руководству предприятия достоверной информации. 2

До применения дисциплинарного взыскания объяснение работником должно быть дано в течение двух рабочих дней, следующих за днём получения требования (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). 1