Основное отличие объяснительной записки и докладной записки о трудовом нарушении заключается в цели составления. 2

Объяснительная записка предназначена для пояснения обстоятельств ситуации. 1 В документе виновный в нарушении работник объясняет причины своих действий или бездействия. 2 Объяснительная записка обязательна, если работодатель хочет привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности. 2

Докладная записка позволяет донести информацию до руководителя в письменном виде, когда факт нуждается в письменной фиксации. 1 Обычно докладной запиской сообщают о различных происшествиях и нарушениях, например о прогуле сотрудника, невыполнении требований ЛНА, нарушении инструкций о порядке работы с оборудованием и т. д.. 1 Докладная записка обязательно содержит не только изложение фактов, но и выводы и предложения. 2

Таким образом, объяснительная записка фокусируется на причинах нарушения, а докладная записка — на самом факте нарушения.

При этом объяснительная и докладная записки часто бывают парными документами, то есть относятся к одному происшествию. 2