Как работает система электронного документооборота в колледжах?

Система электронного документооборота в колледжах предусматривает создание, подписание, использование и хранение документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. www.forus.ru

Некоторые этапы работы системы:

1. Приём и обработка поступающих документов. zifra42.ru Корреспонденция, поступающая по электронной почте, проходит через антивирусную проверку, распечатывается, если нет других возможностей ознакомления с электронным вариантом текста, и регистрируется. zifra42.ru
2. Регистрация документов и передача их в делопроизводство. zifra42.ru Все поступившие документы регистрируются в журнале учёта поступившей по электронной почте корреспонденции. zifra42.ru После регистрации полученные документы передаются в делопроизводство образовательной организации с обязательной отметкой в журнале учёта. zifra42.ru
3. Подготовка документов к отправке. zifra42.ru К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются определённые требования: они готовятся с помощью текстового редактора или табличного редактора и не содержат графических изображений. zifra42.ru college-kolomna.ru
4. Отправка документов. zifra42.ru Документы, подлежащие отправке по электронной почте, обрабатываются и отправляются в день их поступления либо, как исключение, не позднее следующего рабочего дня. zifra42.ru
5. Хранение электронных документов. zifra42.ru Все электронные документы должны храниться в течение сроков, предусмотренных внутренними документами. zifra42.ru

Решение о введении электронного документооборота и порядок его осуществления утверждаются образовательной организацией по согласованию с её учредителем. www.forus.ru