Разница между штатной численностью и штатной структурой организации заключается в содержании документов, которые их описывают:

1. Штатная численность — это количество людей, чьи должности и оклады значатся в штатном расписании. 1 Её рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. 2
2. Штатная структура — это схема, в которой отражают все структурные единицы, входящие в состав компании, их иерархию и полномочия: какое подразделение кому подчиняется, какую функцию выполняет, за что отвечает и как они взаимодействуют между собой. 1

Таким образом, штатное расписание фиксирует структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность организации, а штатная структура — это документ, в котором помимо подразделений и должностей работников указывается порядок взаимодействия между структурными единицами, иерархия и зоны ответственности. 13