В чем отличие недостающих документов от утраченных?

Возможно, имелись в виду различия между понятиями «недостающие документы» и «утраченные документы».

Недостающие документы — это бумаги, которых нет, и их необходимо восстановить. www.sekretariat.ru www.kdelo.ru Для этого могут использоваться, например, сохранившиеся копии, проекты или черновики. www.kdelo.ru Если собрать необходимые данные не удаётся, составляется перечень документов, которые нельзя восстановить, с указанием причин. www.kdelo.ru

Утраченные документы — это бумаги, которые безвозвратно потеряны, и восстановить их невозможно. www.kdelo.ru Например, это может произойти из-за пожара, стихийного бедствия или кражи. www.kdelo.ru В таком случае составляется акт об утрате документов, а список потерянных бумаг прикрепляется к этому акту. www.kdelo.ru www.profiz.ru

Таким образом, отличие недостающих документов от утраченных в том, что в первом случае есть возможность восстановления, а во втором — восстановление невозможно.