Чтобы правильно написать объяснительную записку, чтобы защитить себя от дисциплинарных взысканий, рекомендуется:

1. Во вводной части указать наименование организации или ИП, на имя руководителя которой пишется записка. 1 Также нужно написать, от кого она поступает (ФИО, должность) и контактные данные для связи. 1
2. В описательной части изложить обстоятельства случившегося: когда, что и где произошло по версии сотрудника. 1 Нужно описать свои действия, а также последствия от них. 1
3. В мотивировочной части указать причины, по которым совершено нарушение трудовой дисциплины, и почему сотрудник считает себя невиновным. 1
4. В просительной части (это необязательная часть) попросить не применять к работнику дисциплинарное взыскание. 1
5. В конце поставить дату и место составления документа, а также подпись и её расшифровку. 12
6. К записке можно приложить доказательства, подтверждающие невиновность сотрудника. 1 Для удобства работодателя стоит сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему они приложены. 1

Некоторые другие рекомендации при написании объяснительной:

• Писать по существу. 1 Излагать суть и причины произошедшего. 1
• Не упоминать иные компрометирующие ситуации. 1 Например, не стоит рассказывать о чём-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. 1
• Не перекладывать вину. 1 Если виноваты, лучше взять на себя ответственность. 1
• Не допускать ошибок. 1 Если допущена ошибка, не стоит исправлять её в текущем тексте, лучше переписать его. 1
• Не указывать заведомо неуважительные причины. 1 Например, если сотрудник ходил по личным делам, не стоит об этом писать. 1

Корректно составленная объяснительная записка — юридически значимый документ, который работник впоследствии сможет использовать для защиты своих прав. 4

Для составления объяснительной записки рекомендуется обратиться к юристу.