Официальное письмо и заявление имеют разные функции и назначение.

Официальное письмо — вид служебной документации, используемый для обмена информацией между физическими и юридическими лицами (запросы, ответы, разъяснения, отзывы, сообщения). 5 Например, письмо-заявление служит для предварительного информирования адресата о позиции отправителя по тому или иному вопросу. 2

Заявление — оформленное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное с нарушением законных интересов гражданина и не содержащее требования об устранении такого нарушения. 5 Например, это может быть просьба о содействии в реализации конституционных прав и свобод или сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов. 13

Таким образом, основное отличие в том, что официальное письмо направлено на обмен информацией, а заявление — на обращение с определённой просьбой или сообщением.