Каковы преимущества и недостатки использования электронных архивных систем по сравнению с традиционными?

Некоторые преимущества использования электронных архивных систем по сравнению с традиционными:

• Удобство поиска и доступа. ecm-journal.ru В электронном архиве можно найти нужный документ с помощью поиска по ключевым словам или с помощью фильтров. ecm-journal.ru Электронные документы могут быть доступны из любой точки мира, что упрощает совместную работу и обмен информацией. ecm-journal.ru
• Единая база всех документов компании. ecm-journal.ru В одном месте и по единым правилам хранятся все документы организации — электронные оригиналы и скан-копии, кадровые, организационно-распорядительные, бухгалтерские и другие документы. ecm-journal.ru
• Повышение эффективности работы архивной службы. ecm-journal.ru Электронные архивы позволяют автоматизировать многие рутинные действия и архивные процедуры, которые отнимают время. ecm-journal.ru
• Улучшенная безопасность. ecm-journal.ru В электронном архиве можно реализовать эффективные механизмы защиты данных, такие как шифрование, резервное копирование и ограничение доступа. ecm-journal.ru
• Сокращение затрат. ecm-journal.ru Электронные архивы помогают эффективно передавать на хранение увеличивающийся поток документов, а также сокращать затраты. ecm-journal.ru
• Экологическая ответственность. ecm-journal.ru При переходе на электронное архивирование сокращается использование бумаги и тонера принтеров, что снижает уровень загрязнений. ecm-journal.ru

Некоторые недостатки использования электронных архивных систем:

• Необходимость ведения двух видов архивов — обычного и электронного, поскольку полного перехода на электронные документы ещё не произошло, и бумага остаётся одним из наиболее надёжных носителей информации. tsutmb.ru
• Нехватка специалистов для работы с электронными документами и электронным архивом. tsutmb.ru
• Риск утраты или искажения информации в результате незаконного вмешательства третьих лиц. tsutmb.ru
• Возможные проблемы с аутентичностью электронных документов. elar.rsvpu.ru Подлинник электронного документа может быть невозможно прочитать и использовать, а его аутентичная копия не будет иметь юридической силы. elar.rsvpu.ru