Некоторые преимущества использования электронных архивных систем по сравнению с традиционными:

• Удобство поиска и доступа. 5 В электронном архиве можно найти нужный документ с помощью поиска по ключевым словам или с помощью фильтров. 5 Электронные документы могут быть доступны из любой точки мира, что упрощает совместную работу и обмен информацией. 5
• Единая база всех документов компании. 5 В одном месте и по единым правилам хранятся все документы организации — электронные оригиналы и скан-копии, кадровые, организационно-распорядительные, бухгалтерские и другие документы. 5
• Повышение эффективности работы архивной службы. 5 Электронные архивы позволяют автоматизировать многие рутинные действия и архивные процедуры, которые отнимают время. 5
• Улучшенная безопасность. 5 В электронном архиве можно реализовать эффективные механизмы защиты данных, такие как шифрование, резервное копирование и ограничение доступа. 5
• Сокращение затрат. 5 Электронные архивы помогают эффективно передавать на хранение увеличивающийся поток документов, а также сокращать затраты. 5
• Экологическая ответственность. 5 При переходе на электронное архивирование сокращается использование бумаги и тонера принтеров, что снижает уровень загрязнений. 5

Некоторые недостатки использования электронных архивных систем:

• Необходимость ведения двух видов архивов — обычного и электронного, поскольку полного перехода на электронные документы ещё не произошло, и бумага остаётся одним из наиболее надёжных носителей информации. 3
• Нехватка специалистов для работы с электронными документами и электронным архивом. 3
• Риск утраты или искажения информации в результате незаконного вмешательства третьих лиц. 3
• Возможные проблемы с аутентичностью электронных документов. 2 Подлинник электронного документа может быть невозможно прочитать и использовать, а его аутентичная копия не будет иметь юридической силы. 2