Как работают электронные архивы в информационных системах?

Электронный архив в информационной системе работает следующим образом: vc.ru

1. Документы попадают в архив. vc.ru Ответственный за делопроизводство сотрудник формирует сдаточные описи и контейнеры электронных архивных документов и передаёт их на хранение в архив. vc.ru При загрузке автоматически проверяются дубли документов, целостность и корректность формата и состава контейнера. vc.ru Если выявляются ошибки, загрузка прерывается. vc.ru
2. Документы помещаются в дела. vc.ru Система берёт электронные подписи документов и усовершенствует их для длительного хранения: проставляет «штампы времени». vc.ru
3. Поступившие дела распределяются по фондам, далее по описям, разделам и так далее. vc.ru Выстраивается иерархическая структура хранения для удобного поиска и управления контентом. vc.ru
4. Обеспечивается сохранность, целостность и неизменность документов. vc.ru В фоновом режиме проходят обязательные процедуры и проверки. vc.ru
5. Пользователь получает документы из архива. vc.ru Пользователь отправляет запрос непосредственно через привычный интерфейс и в течение установленного регламентом времени ожидает от архивиста затребованные документы или мотивированный отказ. vc.ru
6. Система фиксирует все действия с оригиналами. vc.ru Например, была подготовлена архивная справка или копия, предоставлен доступ конкретному пользователю и так далее. vc.ru

Электронный архив может быть организован в виде локального архива на сервере компании, «облачного» хранилища на стороннем сервере с доступом через интернет или архива в системе электронного документооборота (ЭДО). profkadrovik.ru