Некоторые достоинства цифровых архивов по сравнению с традиционными:

• Быстрый поиск. 1 В электронной системе поиск нужного документа занимает считанные секунды, тогда как в бумажном архиве это может занять часы или даже дни. 1 Современные технологии позволяют осуществлять поиск по ключевым словам, метаданным и другим параметрам. 1
• Экономия пространства. 13 Цифровые архивы занимают минимальное пространство, что позволяет избежать затрат на физическое хранение документов. 1
• Доступ из любого места. 1 Доступ к архиву можно организовать из любого места с интернет-соединением, что особенно актуально для удалённой работы. 1
• Высокий уровень безопасности. 1 Электронное хранение обеспечивает высокий уровень безопасности благодаря шифрованию, резервному копированию и возможности настройки прав доступа. 1
• Защита от порчи, утраты или уничтожения. 3 Электронные документы, в отличие от бумажных аналогов, не пострадают при внезапном затоплении или пожаре, а также вследствие кражи или умышленного вредительства. 3

Некоторые недостатки цифровых архивов:

• Зависимость от технологий. 4 Форматы данных могут устаревать. 4 Файлы на компьютерах и в облачных хранилищах могут стать недоступными из-за несовместимости новых программных версий или угроз кибератак. 4
• Финансовые и временные затраты. 4 Создание сайтов, их обслуживание и защита данных требуют немалых усилий и средств. 4
• Ошибки в процессе оцифровки. 4 Неправильное сканирование или ошибка при вводе текста может привести к искажению информации. 4