Универсальный передаточный документ (УПД) лучше использовать в ситуациях, когда нужно сократить количество документов. 3 Он подтверждает, что товар передан, работы выполнены или услуги предоставлены, и может применяться как в качестве первичного учётного документа, так и в качестве основания для исчисления и уплаты НДС. 3

Счёт-фактуру целесообразно применять в случаях, когда важно обеспечить контроль и учёт налоговых обязательств. 3 Он фиксирует только налоговые обязательства и не подтверждает факт выполнения работ или поставки товаров. 1

Некоторые ситуации, когда лучше использовать УПД:

• Организациям на общей системе налогообложения (ОСНО). 1 Компании на традиционном режиме налогообложения оформляют УПД со статусом 1. 1
• Предприятиям, работающим с налогом на добавленную стоимость (НДС). 1 Такой УПД фиксирует сумму НДС и позволяет заявлять вычеты. 1
• Бизнесу на упрощённой системе налогообложения (УСН). 1 Компании на УСН могут использовать УПД со статусом 2 для учёта операций, если их доход ниже установленного лимита. 1
• Фирмам, использующим электронный документооборот (ЭДО). 1 Электронные версии документов удобны, если все реквизиты объединены в одном файле. 1
• Государственным учреждениям и крупным корпорациям. 1 Такие организации внедряют УПД для сокращения объёма бумажной работы и стандартизации процессов. 1

В ситуациях, когда возникает обязанность составить счёт-фактуру (например, при получении аванса), безопаснее оформить именно счёт-фактуру, а не УПД. 5

Выбор между УПД и счётом-фактурой зависит от конкретных условий и целей организации.