Для написания информационного письма с коммерческим предложением рекомендуется следовать определённой структуре: 1

1. Наименование компании-отправителя и адресата. 1 Как правило, это руководитель компании. 1
2. Номер письма и дата составления. 1
3. Заголовок («Сопроводительное письмо к коммерческому предложению»). 1
4. Обращение по имени и отчеству (например: «Уважаемый Пётр Петрович!»). 1
5. Текст письма. 1 Здесь нужно описать в нескольких словах деятельность компании, какую продукцию она производит или какие услуги предлагает, преимущества работы именно с ней. 1 Далее можно указать, что условия сотрудничества перечислены в приложении к письму. 1
6. Приложения. 1 Это могут быть прайсы, условия сотрудничества, каталоги с моделями продукции, проект договора о сотрудничестве. 1 Также нужно указать количество листов каждого прилагаемого документа. 1
7. Заключение. 1 Здесь должна быть подпись руководителя компании (например: «С уважением, генеральный директор ООО „Салют“») и указываются должность, ФИО и контакты ответственного лица. 1

Для написания письма нужно использовать официально-деловой стиль, орфографических, пунктуационных и других ошибок быть не должно, как и разговорных и просторечных слов и выражений. 1

Также при составлении письма важно быть лаконичным и информативным: уместить информацию в нескольких небольших абзацах, писать крупным шрифтом. 2 Если есть важные данные или показатели, показать их в виде таблицы или списка. 2