Штатная численность отличается от фактической тем, что первая определяется на основе данных штатного расписания, а вторая — путём подсчёта сотрудников, находящихся на работе в определённый момент. 23

Штатная численность — это число работников, которые входят в штат компании в соответствии со штатным расписанием. 2 При расчёте учитываются только те сотрудники, для которых компания является основным местом работы. 2

Фактическая численность может быть больше штатной, например, если к работе привлекают временных или сезонных работников на конкретный проект. 2

Пример: штатная численность сотрудников в организации — 200 человек, а фактическая составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места. 4