Чтобы избежать путаницы при рассылке писем нескольким адресатам, можно воспользоваться следующими рекомендациями:

• Ограничить количество адресатов в одном документе. 1 Официальные правила деловой переписки ограничивают это число четырьмя. 1
• Не использовать слово «Копия». 1 В официальных документах слово «Копия» перед вторым, третьим или четвёртым адресатом не ставится. 1
• Составить список рассылки. 1 Это может быть отдельный документ, где перечислены все адресаты с их контактной информацией. 1 Список рассылки нужно прикрепить к письму, чтобы адресаты могли проверить, кому ещё было отправлено письмо. 1
• Использовать поле «Скрыть имена адресатов» в настройках почты. 1 Так адресаты не будут видеть адреса друг друга. 1
• В теме письма указать «Список рассылки». 1 Так адресаты сразу поймут, что письмо не только им. 1
• При необходимости, в тексте письма указать, что письмо было отправлено по списку рассылки. 1

Также можно использовать поле «Скрытая копия» (BCC), чтобы адресаты, помещённые в него вместо поля «Кому», не увидели друг друга. 5