Претензионное письмо отличается от обычной деловой корреспонденции тем, что оно связано с конфликтной ситуацией. 15

Претензионное письмо (претензия, рекламация) — это официальное досудебное обращение в адрес контрагента, который нарушил свои обязательства. 2 Основанием для составления письма становится несоблюдение условий договора, в результате чего вторая сторона понесла убытки. 2

Цель претензионного письма — побудить не выполнившего своих обязательств контрагента к определённым действиям. 1 Например, к возврату средств, возмещению убытков, повторном оказании услуги или устранению выявленных недостатков. 1

В отличие от устной претензии, претензионное письмо обладает доказательной юридической силой, что позволяет ускорить решение проблемы. 2

Таким образом, в основе содержания претензионного письма заложена конфликтная ситуация, в то время как обычная деловая корреспонденция может иметь более нейтральный характер.