Некоторые способы проверки наличия необходимых документов:

1. Сверка описательной статьи дела в описи с описанием дела на обложке. 13 Проверяется номер дела, делопроизводственный номер или индекс, заголовок, крайние даты, количество листов. 1
2. Полистная проверка. 1 Проводится по мере необходимости и включает сверку внутренних описей дел с имеющимися документами, проверку правильности нумерации листов дела и соответствия их количества данным листа-заверителя и описательной статьи описи. 1
3. Визуальный осмотр физического состояния дел. 13 Выявляются дела и документы, поражённые биологическими вредителями, с повышенной влажностью, повреждениями основы, текста или изображения. 1
4. Проверка документов, выданных во временное пользование. 13 Делаются выводы о наличии документов по книгам и актам выдачи. 13

Проверка наличия документов проводится в плановом порядке с определённой периодичностью: для уникальных документов — ежегодно, для особо ценных на бумажной основе — один раз в 10 лет, для электронных документов — один раз в 5 лет. 1 Также существует единовременная внеочередная проверка в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов или других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы. 1