Правила оформления личных документов в сфере образования и на работе имеют некоторые отличия.

В сфере образования личные дела обучающихся заводятся при поступлении в школу на основании заявления родителей. 37 Для оформления личного дела должны быть представлены заявление от родителей о приёме в образовательную организацию, копия свидетельства о рождении, справка о составе семьи, медицинская справка (медицинская карта) ребёнка и прививочная карта, фотография 3х4. 37 Личное дело ведётся на всём протяжении учёбы ученика. 37

На работе правила оформления личных дел определяются работодателем самостоятельно. 24 Для муниципальных, госслужащих и военнослужащих ведение личных дел обязательно в силу закона. 6 Остальным компаниям можно вести дела сотрудников по своей инициативе. 6 Состав личного дела работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. 4 Обычно в него входят анкета, заполняемая при приёме на работу, трудовой договор, должностная инструкция, копии приказов по сотруднику. 4 Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела, их хранят отдельно. 4

Таким образом, основное отличие заключается в том, что в сфере образования личные дела ведутся на обучающихся и содержат общие сведения об ученике, данные о результатах обучения за год, а на работе — на сотрудников и содержат информацию о их личных качествах, деятельности и рабочих навыках. 58