Основные отличия официальных документов от неофициальных:

1. Официальные документы исходят от органов государства, общественных организаций, должностных лиц и т. п., то есть от тех, кто управомочен их издавать. 5 Они должны обладать определёнными реквизитами, соответствовать компетенции органа, их издавшего, а также требованиям, установленным законом для совершения тех или иных юридических действий. 5
2. Неофициальные документы исходят от частных лиц или не связаны с выполнением каких-либо полномочий. 5 Это могут быть как личные материалы, так и составленные частными гражданами безличные документы (например, статистические обобщения, выполненные исследователем на основе собственных наблюдений). 7

Таким образом, официальные документы создаются уполномоченным субъектом и оформляются им же в установленном порядке, а неофициальные документы могут получить статус официальных, если они удостоверены надлежащим образом официальными органами и лицами. 4