Роль объяснительной в отношениях между работником и работодателем заключается в следующем:

Для работника объяснительная позволяет объяснить причины нарушения трудовой дисциплины. 15 Если объяснения подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания. 1 Кроме того, объяснительная может стать инструментом защиты против произвола работодателя: если работник хочет оспорить наказание, любое отклонение от установленной процедуры может быть рассмотрено в его пользу. 2

Для работодателя объяснительная необходима для того, чтобы применить к провинившемуся работнику дисциплинарное взыскание. 3 Получив объяснения от работника, работодатель решает, нужно ли привлекать провинившегося к ответственности. 3

Психологически объяснительная может повлиять на решение работодателя. 1 Если работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства. 1 Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением. 1