Для правильного фиксирования отсутствия сотрудника на работе рекомендуется следовать таким шагам: 1

1. Оформить докладную (служебную) записку о неявке. 1 Её составляет непосредственный начальник сотрудника на имя руководителя компании. 1 Подать такую же записку могут и коллеги отсутствующего работника. 1 В записке указывается, что в определённую дату сотрудника (ФИО, должность) нет на рабочем месте. 1
2. Составить акт о неявке. 1 Для этого создаётся комиссия минимум из трёх человек, включая представителя отдела кадров. 1 Комиссия составляет акт, в котором фиксирует, что в определённый день сотрудник отсутствует на рабочем месте. 1 Акт подписывают все члены комиссии. 1 Когда сотрудник выйдет на работу, его нужно ознакомить с актом под подпись. 1 Если он откажется подписать документ, нужно зачитать акт о неявке вслух и составить акт об отказе работника от ознакомления с актом о неявке. 1
3. Сделать отметку в табеле учёта рабочего времени. 1 Если работник не пришёл, а причина его отсутствия неизвестна, это нужно отметить в табеле учёта рабочего времени. 1 Обычно он ведётся по унифицированной форме Т-13, и в нём проставляется код «НН» — неявка по невыясненной причине. 1

Единой формы акта об отсутствии на работе сотрудника нет. 3 Как правило, обязанность по составлению акта ложится на плечи либо непосредственного начальника сотрудника, либо специалиста отдела кадров. 3