Для обеспечения корректного заполнения трудовых функций в системах кадрового учёта рекомендуется следующее:

• Учитывать соответствие наименований должностей, специальностей или профессий квалификационным справочникам, профессиональным стандартам или реестрам соответствующих должностей. 15 Если для конкретной должности предусмотрено предоставление льгот либо наличие ограничений, это должно быть учтено. 15
• Предварительно заполнять трудовую функцию сотрудника. 2 Это можно сделать в позиции штатного расписания на вкладке «Дополнительно», если ведётся штатное расписание, или в должности, если штатное расписание не ведётся. 2 Тогда при приёме на работу поле «Трудовая функция» заполнится автоматически на основании выбранной штатной позиции. 35
• Указывать код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). 12 Он соответствует занимаемой должности (профессии) и виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей). 1

Например, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» для добавления трудовой функции нужно перейти в раздел «Настройки», выбрать пункт «Трудовые функции» и команду «Создать». 4 В открывшемся окне указать наименование трудовой функции, код по ОКПДТР, код профессиональной деятельности, вид поручаемой работы и код по ОКЗ. 34 После заполнения всех полей выбрать команду «Записать и закрыть». 4

Конкретные особенности заполнения трудовых функций в разных системах кадрового учёта могут отличаться.