Для налаживания электронного кадрового документооборота в организации рекомендуется следующее:

1. Сформировать рабочую группу. 1 Сотрудники компании в её составе будут отвечать за внедрение электронного документооборота, в том числе за соблюдение сроков и решение затруднений. 4
2. Выбрать систему. 4 Работодатели могут вести кадровый электронный документооборот на госплатформе «Работа в России» или в коммерческом сервисе. 4
3. Разработать локальные нормативные акты. 4 Среди них — положение об электронном документообороте, регламент по применению электронных подписей, инструкции. 4 В документах следует прописать, как будет проходить обмен документами с сотрудниками, как получить доступ к сервису, какие документы переводятся в электронный вид, в какой срок компания переходит на электронный документооборот. 4
4. Оповестить сотрудников. 4 Работники должны письменно выразить согласие на работу с кадровой документацией в электронном виде. 4 Это не требуется от тех сотрудников, которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2021 года. 4
5. Оформить электронные подписи на сотрудников. 4 Подойдут неквалифицированные электронные подписи, которые выданы на портале «Госуслуг» или в удостоверяющем центре. 4 Руководителю и кадровику потребуются квалифицированные электронные подписи. 4
6. Запустить и апробировать сервис. 4 На этом этапе происходит настройка и интеграция сервиса с учётной системой компании, тестирование процессов, выстраивание маршрутов согласования документов. 4

Необязательно переводить в электронный вид сразу все кадровые документы. 4 Можно начать с самых распространённых — например, с заявления на отпуск. 4