Как наладить электронный кадровый документооборот в организации?

Для налаживания электронного кадрового документооборота в организации рекомендуется следующее:

1. Сформировать рабочую группу. sbis.ru Сотрудники компании в её составе будут отвечать за внедрение электронного документооборота, в том числе за соблюдение сроков и решение затруднений. www.kontur-extern.ru
2. Выбрать систему. www.kontur-extern.ru Работодатели могут вести кадровый электронный документооборот на госплатформе «Работа в России» или в коммерческом сервисе. www.kontur-extern.ru
3. Разработать локальные нормативные акты. www.kontur-extern.ru Среди них — положение об электронном документообороте, регламент по применению электронных подписей, инструкции. www.kontur-extern.ru В документах следует прописать, как будет проходить обмен документами с сотрудниками, как получить доступ к сервису, какие документы переводятся в электронный вид, в какой срок компания переходит на электронный документооборот. www.kontur-extern.ru
4. Оповестить сотрудников. www.kontur-extern.ru Работники должны письменно выразить согласие на работу с кадровой документацией в электронном виде. www.kontur-extern.ru Это не требуется от тех сотрудников, которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2021 года. www.kontur-extern.ru
5. Оформить электронные подписи на сотрудников. www.kontur-extern.ru Подойдут неквалифицированные электронные подписи, которые выданы на портале «Госуслуг» или в удостоверяющем центре. www.kontur-extern.ru Руководителю и кадровику потребуются квалифицированные электронные подписи. www.kontur-extern.ru
6. Запустить и апробировать сервис. www.kontur-extern.ru На этом этапе происходит настройка и интеграция сервиса с учётной системой компании, тестирование процессов, выстраивание маршрутов согласования документов. www.kontur-extern.ru

Необязательно переводить в электронный вид сразу все кадровые документы. www.kontur-extern.ru Можно начать с самых распространённых — например, с заявления на отпуск. www.kontur-extern.ru