Должностная инструкция и квалификационные справочники имеют разные функции и области применения.

Должностная инструкция — внутренний документ, в котором детально прописывается содержание трудовой функции, указанной в трудовом договоре. 5 В инструкции указывают круг обязанностей работника, объём работы, участки, за которые он отвечает. 1 Должностные инструкции составляются с учётом особенностей конкретной организации, её организационно-технических условий. 5

Квалификационные справочники — это нормативные документы, которые предназначены для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров. 1 В справочниках представлены наиболее характерные для каждой должности работы. 1 Обращение к справочникам является обязательным, если работа по определённым должностям, профессиям, специальностям связана с предоставлением компенсаций, льгот или каких-то ограничений. 5

Таким образом, должностная инструкция фокусируется на конкретизации трудовой функции для определённого сотрудника, а квалификационные справочники — на общем описании квалификационных характеристик различных должностей. При этом должностная инструкция по должностям, включённым в соответствующие квалификационные справочники, разрабатывается на основе характеристик, указанных в этих справочниках. 1