Некоторые особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов:

• Наличие регламента. 2 В нём определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. 2
• План работы на год. 2 В него включают основные вопросы, намеченные к обсуждению. 2
• Наличие аппарата, возглавляемого секретарём. 2 Это должностное лицо несёт ответственность за организацию заседаний, документирование деятельности коллегиального органа и сохранность документов. 2
• Составление протокола. 23 Он фиксирует факт проведения заседания, принятые на нём решения, сроки их выполнения. 2 В дальнейшем протокол может служить основанием для издания решения или постановления коллегиального органа. 2
• Использование двух видов протоколов. 3 Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и тему выступления. 3 Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации. 3