Некоторые цели составления внутренней описи документов дела:

• Учёт документов определённых категорий. 25 Это может быть документация постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, например особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа. 25
• Систематизация архивного фонда организации. 1 Обычно документы систематизируют по хронологически-структурному признаку. 1 При составлении описей электронных документов могут учитывать название информационной системы. 1
• Информационно-поисковая функция. 1 Опись помогает организовать использование архивных документов и осуществить их поиск в архиве по году, номеру дела и заголовку дела. 1
• Гарантия безопасности документов. 3 С помощью описи можно легко восстановить документы в случае их утраты или повреждения. 3
• Повышение эффективности бизнес-процессов. 3 Опись облегчает работу с архивами и делает взаимодействие с информацией более прозрачным и организованным. 3