Для подтверждения полномочий представителя при ведении деловой переписки могут использоваться различные документы в зависимости от ситуации: 2

• Для руководителя организации. 2 Полномочия могут подтверждаться выпиской из ЕГРЮЛ, протоколом общего собрания участников (акционеров) или решением единственного участника ООО, а также уставом общества при наличии в нём таких сведений. 2
• Для обычного сотрудника. 1 Если генеральный директор или ИП разрешил действовать от имени компании обычному сотруднику, последний должен предъявить паспорт и доверенность. 1 В тексте доверенности нужно указать основание (приказ о наделении полномочиями). 1
• В случаях, когда полномочия явствуют из обстановки, в которой заключается сделка. 3 Например, если представитель действует в определённой обстановке (продавец в розничной торговле, кассир и т. п.). 3

Также при заключении договора можно сразу письменно оговорить, кто будет принимать исполнение и какими документами должны быть подтверждены полномочия (должности, фамилии-инициалы, номера доверенностей). 3