Гербовая печать может использоваться в современных системах документооборота для заверения подлинности подписей должностных лиц на документах гражданско-правового характера, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей. 2

Один из вариантов использования — проставление виз на обратной стороне бланка. 1 Так не придётся распечатывать, подшивать и хранить документ два раза — на бланке и визовую копию, а только один документ со всеми визами. 1 При этом в системе документооборота можно хранить скан-образ бланка с обеих сторон. 1

Также гербовая печать может проставляться, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). 2

Важно определить наиболее оптимальный вариант для конкретной организации и закрепить порядок работы в инструкции по делопроизводству и электронному документообороту. 1