Обработка входящих документов в нотариальном делопроизводстве включает следующие этапы: 12

1. Нотариус определяет правильность доставки документов. 1 Ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. 1
2. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. 1 При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях. 1 Один экземпляр акта направляется адресату, а второй — приобщается к полученным документам. 1
3. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. 1 В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов, адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам. 2
4. Документы, подлежащие регистрации, учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления. 1 На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации. 2

Обработка исходящих документов включает следующие шаги: 1

1. Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции. 1 На них проставляются регистрационный номер и дата регистрации. 1
2. Исходящие документы передаются непосредственно заявителю или адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте или по электронной почте. 1
3. Исходящие документы отправляются или передаются адресатам не позднее 5 рабочих дней с даты их подписания. 1 При отправлении (передаче) документа один экземпляр остаётся в делах нотариуса. 1