Конвертация бумажных записей актов гражданского состояния в электронный вид происходит с помощью автоматизированной системы, которая обеспечивает весь процесс. 2

Процесс включает следующие этапы: 2

1. Назначение записей на ввод двум операторам. 2 Система верифицирует введённую информацию от каждого оператора и, при расхождении данных, отправляет ответственному лицу для коррекции и утверждения финального варианта. 2
2. Проверка спорных данных. 2 Ответственное лицо (например, сотрудник ЗАГСА) проверяет спорные данные, вводит в систему окончательный вариант и всю историю изменений записи. 2 Затем ставит свою подпись, гарантируя достоверность информации. 2
3. Конвертация записи в установленный ГОСТом формат электронного документа. 2 Система отправляет запись посредством Системы межведомственного электронного взаимодействия в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния (ЕГРЗАГС). 2

При конвертации используются справочники, которые разрабатываются Министерством финансов Российской Федерации совместно с Министерством юстиции Российской Федерации и Федеральной налоговой службой. 1