Как правильно оформлять документы для внутреннего документооборота?

Для правильного оформления документов внутреннего документооборота можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, который устанавливает базовые требования к оформлению документов в делопроизводстве. www.finkont.ru assistentus.ru

Некоторые рекомендации по оформлению:

• Шрифты. www.finkont.ru Рекомендуется использовать бесплатные шрифты, например Arial, Calibri, Times New Roman, Verdana. www.finkont.ru Предпочтительный размер шрифта — от 12 до 14 мм. www.finkont.ru
• Поля. www.finkont.ru Верхнее и нижнее поля — 20 мм, правое — 10 мм, левое — 20 мм. www.finkont.ru Если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. www.finkont.ru
• Межбуквенный интервал. www.finkont.ru Обычный. www.finkont.ru Межстрочный интервал — от 1 до 1,5. www.finkont.ru Реквизиты, приведённые на нескольких строчках, оформляются с одним интервалом (может быть добавлен дополнительный интервал, если документ содержит группу реквизитов). www.finkont.ru
• Выравнивание. www.finkont.ru Используется выравнивание по ширине. www.finkont.ru Если текст или реквизиты требуется привести в левом углу, действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. www.finkont.ru Информация, представленная по центру документа, должна занимать не более 12 см. www.finkont.ru
• Логотип компании. www.finkont.ru Размещается вверху по центру или слева. www.finkont.ru
• Название документа. www.finkont.ru Указывается вверху посередине листа. www.finkont.ru
• Обязательные реквизиты компании. www.finkont.ru Содержатся в верхней части документа: наименование компании, адрес регистрации, ИНН, ОГРН, электронная почта, факс и другие контактные данные. www.finkont.ru
• Дата документа. www.finkont.ru Записывается днём его подписания уполномоченным сотрудником в формате: число-месяц-год. www.finkont.ru
• Реквизиты адресата. www.finkont.ru На бумаге располагаются либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа. www.finkont.ru Если документ адресован физическому лицу или ИП, то обращение выстраивается в дательном падеже (кому). www.finkont.ru К адресату-компании обращение происходит в именительном падеже (кто). www.finkont.ru
• Бланки в электронном формате. www.finkont.ru Должны иметь защиту от изменений, а заверяться цифровой подписью. www.finkont.ru

ГОСТ не обязателен для соблюдения в том случае, если правила ведения документооборота прописаны локальными актами компании. www.finkont.ru