Для правильного оформления документов внутреннего документооборота можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, который устанавливает базовые требования к оформлению документов в делопроизводстве. 12

Некоторые рекомендации по оформлению:

• Шрифты. 1 Рекомендуется использовать бесплатные шрифты, например Arial, Calibri, Times New Roman, Verdana. 1 Предпочтительный размер шрифта — от 12 до 14 мм. 1
• Поля. 1 Верхнее и нижнее поля — 20 мм, правое — 10 мм, левое — 20 мм. 1 Если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. 1
• Межбуквенный интервал. 1 Обычный. 1 Межстрочный интервал — от 1 до 1,5. 1 Реквизиты, приведённые на нескольких строчках, оформляются с одним интервалом (может быть добавлен дополнительный интервал, если документ содержит группу реквизитов). 1
• Выравнивание. 1 Используется выравнивание по ширине. 1 Если текст или реквизиты требуется привести в левом углу, действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. 1 Информация, представленная по центру документа, должна занимать не более 12 см. 1
• Логотип компании. 1 Размещается вверху по центру или слева. 1
• Название документа. 1 Указывается вверху посередине листа. 1
• Обязательные реквизиты компании. 1 Содержатся в верхней части документа: наименование компании, адрес регистрации, ИНН, ОГРН, электронная почта, факс и другие контактные данные. 1
• Дата документа. 1 Записывается днём его подписания уполномоченным сотрудником в формате: число-месяц-год. 1
• Реквизиты адресата. 1 На бумаге располагаются либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа. 1 Если документ адресован физическому лицу или ИП, то обращение выстраивается в дательном падеже (кому). 1 К адресату-компании обращение происходит в именительном падеже (кто). 1
• Бланки в электронном формате. 1 Должны иметь защиту от изменений, а заверяться цифровой подписью. 1

ГОСТ не обязателен для соблюдения в том случае, если правила ведения документооборота прописаны локальными актами компании. 1