Чтобы отличить официальный документ от обычного, нужно обратить внимание на наличие определённых реквизитов. 14

Официальный документ — это документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином и оформленный в установленном порядке. 15 Он должен содержать реквизиты, наличие которых обязательно согласно требованиям, установленным российским ГОСТом или условиями межгосударственного соглашения. 1 К числу необходимых реквизитов чаще всего относятся штамп, печать, бланк, подписи. 4

Обычный документ — это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. 13 Если на бумаге есть информация, которая значима для ведения дел организации (бизнеса), то она для организации является документом. 1

Таким образом, основное отличие в том, что официальный документ имеет установленную форму и необходимый набор идентифицирующих реквизитов, что свидетельствует о его юридическом статусе и способности влечь правовые последствия для лиц, которым он выдаётся. 34