Как оформлять процесс ознакомления с документами в делопроизводстве?

Чтобы оформить процесс ознакомления с документами в делопроизводстве, можно использовать разные способы, в зависимости от типа документа и количества сотрудников, которых он касается. www.sekretariat.ru

Некоторые варианты:

• Визирование на самом документе. www.sekretariat.ru Этот способ используют для кратких документов, таких как приказы, распоряжения, уведомления, повестки. www.sekretariat.ru Для визирования оформляют отдельный гриф, где сотрудник проставляет свою подпись. www.sekretariat.ru
• Визирование на отдельном листе, который является неотъемлемой частью документа. www.sekretariat.ru Важно, чтобы этот лист содержал информацию, к какому конкретно документу он относится. www.sekretariat.ru
• Проставление подписи в специальных журналах, в которых фиксируют ознакомление с документами организации. www.sekretariat.ru Таким способом можно знакомить работников с многочисленными локальными нормативными актами. www.sekretariat.ru

Для оформления листа ознакомления с документом работодатель может разработать собственную форму. www.business.ru school.kontur.ru Независимо от формы лист обычно содержит: school.kontur.ru

• полное наименование документа и его реквизиты; school.kontur.ru
• ФИО работника; school.kontur.ru
• должность работника; school.kontur.ru
• дату ознакомления; school.kontur.ru
• личную подпись работника; school.kontur.ru
• примечания — здесь можно ставить отметку, например, об отказе работника знакомиться с документом. school.kontur.ru

Если все строки листа заполнены, то каждый последующий лист должен в «шапке» иметь те же графы, что и первый. school.kontur.ru Это нужно, чтобы было видно, с каким документом ознакомились работники. school.kontur.ru

Бумажный текст документа и листы ознакомления должны быть прошиты вместе и пронумерованы сквозной нумерацией. school.kontur.ru Прошивка подписывается «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на || листах, из них || листов ознакомления». school.kontur.ru Скреплять листы степлером не рекомендуется. school.kontur.ru