Для оформления акта об отказе сотрудника от дачи письменных объяснений необходимо составить его в произвольной форме. 1 Чтобы документ имел юридическую силу, в нём нужно отразить следующую информацию: 1

• наименование организации или предприятия, где произошёл инцидент; 1
• название документа; 1
• номер документа, если таковой ему присваивается; 1
• город или другой населённый пункт, где находится компания; 1
• дату составления и подписания документа; 1
• ФИО и должности членов комиссии; 1
• описание инцидента, ФИО и должность работника, его совершившего; 1
• указание на тот факт, что работник не предоставил объяснительную в течение 2 дней с момента происшествия либо сразу отказался от её написания; 1
• подписи членов комиссии и сотрудника (если он согласен подписать акт). 1

Акт об отказе от написания объяснительной составляют в двух экземплярах: один для отдела кадров, а второй — для работника. 2

Документ составляет комиссия, в которую обычно входит не менее 3 человек. 1 Обычно это кадровый специалист, бухгалтер, юрисконсульт. 1 Если в организации существует профсоюз, то в составе комиссии должен быть представитель профсоюзного органа. 1 Одним из членов комиссии также должен быть непосредственный руководитель нарушителя. 1