Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. 13

Документ нужен для следующих целей:

• Хранение и передача информации. 1 Документ обеспечивает сохранение и накопление информации, возможность её многократного использования и возвращения к ней во времени. 5
• Юридическая функция. 5 Документ используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. 5
• Организация и управление. 5 Документ обеспечивает воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. 5
• Фиксирование шагов жизни людей. 5 Документы фиксируют каждый шаг жизни, начиная с рождения, поступления в школу, на работу. 5
• Отражение и учёт деятельности организации. 5 В документах отражается и учитывается деятельность организации: заключение договоров, ведение бухгалтерских, кадровых, учётных, распорядительных и других документов. 5