Цифровизация влияет на структуру отдела делопроизводства следующим образом:

• Замена бумажных документов на электронные формы. 1 Оцифровывается весь цикл жизни документа: от создания и отправки до хранения и уничтожения. 1
• Использование цифровой подписи. 1 Она подтверждает подлинность и целостность электронных документов. 1
• Применение электронных систем управления документами. 1 Они позволяют хранить и обрабатывать электронные документы, включая возможность поиска, редактирования и совместной работы над ними. 1
• Использование специальных программ для автоматизации обработки документов и оптимизации бизнес-процессов, таких как системы электронного документооборота (СЭД). 1

Цифровизация создаёт единую систему делопроизводства организации с включёнными в неё основными подсистемами общего (служебного), кадрового, бухгалтерского (финансового), секретного (при наличии) делопроизводств. 4