Документированная информация в информационных системах — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. 2

Также к документированной информации относят электронный документ — документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. 14

Документированная информация может быть любого формата и на любом носителе, и может быть получена из любого источника. 5

В системе менеджмента документированная информация делится на два вида: 3

1. Руководящие документы, описывающие, что и каким образом необходимо сделать в будущем. 3 К таким документам относятся стандарты, положения, регламенты, методики, инструкции, приказы, распоряжения, политики, планы, программы. 3
2. Отчётные документы, описывающие, что сделано и какие результаты достигнуты. 3