Для правильного внесения изменений в банковские реквизиты в деловую документацию необходимо составить информационное письмо. 14 Унифицированных бланков для уведомления об изменениях такого рода нет, поэтому письмо составляют в свободной форме. 1

В нём нужно указать:

• наименование, адрес, телефон компании-отправителя; 2
• наименование компании и уполномоченное лицо адресата; 2
• дату и место составления документа; 2
• текст, описывающий суть изменений и меры, которые рекомендуется предпринять в связи с ними; 2
• дату, с которой перестают действовать старые сведения; 2
• новые платёжные данные; 2
• дату подписания документа, ФИО, должность, подпись ответственного лица отправителя. 2

В письме контрагенту о смене банковских реквизитов рекомендуется изложить просьбу о внесении соответствующих корректировок в подписанные ранее документы. 1 Основанием для внесения таких поправок являются дополнительные соглашения к договорам. 1 В письме также нужно указать, что смена реквизитов не отменяет и не изменяет правовые обязательства сторон по этим договорам. 1

Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения. 3

Отправить информационное письмо можно по почте, с курьером, по факсу или по электронным каналам. 1 Предпочтительнее первые два варианта, поскольку речь идёт о важном официальном документе. 1