Разделение документов в делах необходимо для систематизации и облегчения поиска документов. 13

Некоторые цели такого разделения:

• Равномерное распределение листов. 1 Это позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома и облегчает поиск документов в деле. 1
• Последовательное освещение определённых вопросов. 2 Документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. 2
• Выявление отсутствующих документов. 5 Например, в делах, содержащих переписку, документ-ответ подшивается за документом-запросом, при этом хронология соблюдается по инициативным документам. 3

Также разделение документов на блоки по алфавиту, например, цветными разделителями, облегчает работу с томом. 1