Разница между обычным подразделением и обособленным подразделением в кадровом учёте заключается в их характеристиках и организации кадрового делопроизводства:

1. Обычное подразделение — это элемент оргструктуры предприятия, например, отдел, департамент, управление. 10 Кадровое делопроизводство в таком подразделении ведётся в головном офисе. 10
2. Обособленное подразделение — это территориально отделённая от основной структуры структура с хотя бы одним стационарным рабочим местом. 24 У такого подразделения может быть отдельный расчётный счёт и баланс. 2

В кадровом учёте в организациях с обособленными подразделениями возможны три формы делопроизводства: 2

1. Централизованное. 24 Всю обработку кадровых документов сосредотачивают в одном месте — кадровой службе головной организации. 24
2. Децентрализованное. 24 Документооборот распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по делопроизводству. 24
3. «Смешанное». 24 Документы оформляют как централизованным, так и децентрализованным способом. 24 Например, в головной организации оформляют приём на работу, прекращение трудового договора, а в обособленных подразделениях налагают дисциплинарные взыскания на работников и хранят личные дела. 24