Основное отличие бумажного и электронного документооборота в современной торговле — способ передачи и хранения документов. 2

Бумажный документооборот предполагает передачу документов с помощью почты или курьерской службы, а хранение — в виде физических носителей. 2 Некоторые преимущества такого подхода:

• Восприятие информации. 2 Психологи считают, что информацию лучше воспринимать в распечатанном виде. 2 Также на бумаге удобнее делать пометки и замечания, исправлять ошибки. 2
• Работа без спецсредств. 2 Для бумажного документооборота не нужно устанавливать дополнительные программы, средства криптографической защиты, обучать сотрудников пользоваться ими. 2
• Долгий срок хранения. 2 Обеспечив надлежащие условия хранения, можно работать с документами спустя много лет после создания. 2

Электронный документооборот (ЭДО) предполагает передачу файлов по предоставленному оператором каналу связи. 2 Документы хранятся в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения. 2 Некоторые преимущества такого подхода:

• Оптимизация бизнес-процессов. 2 Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. 2 Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции. 2
• Снижение расходов. 2 Не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников. 2
• Безопасность. 2 Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. 2 А передачу данных защищает шифрование. 2
• Упрощённое представление документов в контролирующие органы. 2 Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы. 2
• Освобождение места в архиве. 2 Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере. 2
• Снижение количества ошибок. 2 Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. 2 А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных. 2

В современной торговле электронный документооборот становится всё более популярным, и в некоторых ситуациях переход на него обязателен по закону, например при работе с маркированными товарами или в сфере госзакупок. 16