Отличие персонифицированной отчётности от других форм кадрового учёта заключается в её назначении и периодичности:

• Персонифицированная отчётность направлена на учёт сведений о каждом застрахованном лице в системе обязательного пенсионного страхования. 14 В отчётах указывают ФИО, ИНН, СНИЛС и начисленные суммы за прошедший месяц. 2 Персонифицированные сведения подают даже если в отчётном месяце не было никаких начислений и выплат. 2
• Другие формы кадрового учёта могут быть внутренними и внешними. 3 Внутренние отчёты представляют оперативную информацию о принятых на работу и уволенных сотрудниках, расчёты текучести кадров, показатели заболеваемости, возраста и квалификации и т. д.. 3 Внешние отчёты направляются в различные государственные органы и могут быть регулярными (сдаваемыми каждый месяц, квартал или год) и нерегулярными (например, раз в два или три года). 3

Таким образом, персонифицированная отчётность фокусируется на индивидуальных сведениях о сотрудниках для расчёта пенсии, в то время как другие формы кадрового учёта представляют более общую информацию о кадровых событиях и процессах в организации (приём на работу, увольнение, перевод на другую должность и т. д.). 13