Служебная записка об отсутствии работника на рабочем месте — это документ, который фиксирует факт отсутствия и сообщает о нём вышестоящему руководству. 1 Как правило, её составляет непосредственный начальник отсутствующего работника на имя руководителя организации. 3

В записке нужно указать:

• Кому она адресована. 1 Как правило, это директор компании, но может быть и иное лицо, если это прописано в локальных нормативных актах компании. 1
• От кого исходит записка. 1 Автор — непосредственный начальник отсутствующего. 1
• Кто именно отсутствовал на рабочем месте, в какую конкретно дату (даты) и сколько времени. 1 Нужно указать ФИО и должность работника. 1
• Что ещё известно об обстоятельствах отсутствия — например, установлена ли причина. 1 На момент составления записки у автора уже может быть объяснительная от работника, тогда нужно написать причину, которую он указал. 1
• Озаглавить документ. 1 Например: «Служебная записка об отсутствии сотрудника на рабочем месте без установленной причины» или «Служебная записка о совершении дисциплинарного проступка». 1
• Указать дату составления, а также порядковый номер согласно нумерации таких документов, если она есть. 1
• В документе обязательно должна быть подпись автора с её расшифровкой. 1

Как именно оформлять служебную записку об отсутствии на рабочем месте, зависит от установленных в компании правил. 1 Если указаний нет, документ можно составить в свободной форме или по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016. 1

Так как на применение дисциплинарного взыскания работодателю отводится месяц со дня обнаружения проступка, служебную записку лучше всего написать в тот же день, когда работник отсутствовал на рабочем месте. 3