Оперативное обновление персонифицированных данных сотрудников в кадровой документации важно по следующим причинам:

• Корректное заполнение документов. 1 Например, если в трудовой книжке сотрудника останется старая фамилия, у него могут возникнуть проблемы, когда он начнёт оформлять пенсию. 1
• Предоставление льгот. 12 Персональные сведения понадобятся, чтобы предоставить льготы: налоговый вычет, сокращённый рабочий день, дополнительный отпуск. 2
• Отсутствие ошибок в отчётности. 3 Из-за устаревших сведений о сотруднике можно допустить ошибки при расчёте НДФЛ, сдать недостоверную отчётность в ПФР, которую потом придётся исправлять. 3
• Перебои в зачислении зарплаты на банковскую карту. 2 Например, если заработную плату сотруднику перечисляют на карту, то при смене его фамилии или имени и отчества карту придётся поменять. 1

Чтобы у работодателя не возникло проблем из-за использования старых данных работника, можно прописать в локальных нормативных актах обязанность сотрудника сообщать в отдел кадров об изменении персональных данных и предъявить соответствующие документы. 1