Некоторые принципы хранения и организации должностных инструкций в кадровом делопроизводстве:

• Издание должностных инструкций в нескольких экземплярах. 1 Первый должен находиться в подразделении организации, где работают сотрудники соответствующей должности, второй хранят вместе с уставом и прочими распорядительными документами организации, а третий находится в службе ДОУ в качестве ксерокопии или у руководителя организации. 1
• Определение места хранения. 1 Место хранения должностных инструкций необходимо определить Положением о должностной инструкции. 1 Преимущественно должностные инструкции хранят в кадровом подразделении в сейфе или запираемом ящике. 1
• Регистрация документов. 2 Должностные инструкции регистрируют в специальном журнале, например, «Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним». 2 В нём же ставят отметку о том, что отдел кадров ознакомил работника с должностной инструкцией при принятии на работу или в случае внесения изменений в этот документ. 2
• Обеспечение прозрачности трудового процесса. 2 Копии должностных инструкций выдают на руки работникам с обязанностью хранить их на рабочем месте, а в некоторых случаях и их непосредственным начальникам. 2
• Определение срока хранения. 1 Срок хранения должностных инструкций зависит от того, о каких именно инструкциях идёт речь — индивидуальных или типовых. 1 Индивидуальные инструкции хранят от 50 до 75 лет. 1 Всё зависит от даты, когда по ним закончили делопроизводство: 1
• 50 лет, если делопроизводство закончили после 1 января 2003 года; 1
• 75 лет, если до 1 января 2003 года. 1Срок хранения типовых должностных инструкций работников составляет 3 года с момента замены их новыми инструкциями. 1