Какие существуют правила оформления электронных документов в кадровой сфере?

С 1 марта 2023 года действуют единые требования к оформлению электронных документов в кадровой сфере, утверждённые Приказом Минтруда от 20.09.2022 №578н. www.1cbit.ru kontur.ru

Некоторые обязательные элементы электронного кадрового документа:: www.1cbit.ru

• Основная часть (формат PDF) — содержание документа, например, текст трудового договора, согласия на перевод, обязательства о возмещении ущерба. www.1cbit.ru
• Описание (формат XML) — формируется после подписания основной части работодателем и сотрудником. www.1cbit.ru В описании содержатся все сведения о документе (вид — приказ, заявление, договор; дата создания, дата подписания; данные подписантов). www.1cbit.ru
• Электронная подпись (формат SGN) — обязательный элемент, когда документ подписан УКЭП или УНЭП. www.1cbit.ru Файл не прикладывается при использовании простой электронной подписи, но требуется поставить пометку об этом в описании документа. www.1cbit.ru

Некоторые необязательные элементы:: www.1cbit.ru

• Приложение к основной части в любом формате — текст, изображение или таблица. www.1cbit.ru Когда приложение входит в файл с основной частью (формат PDF), на документе ставится только одна подпись. www.1cbit.ru Если основная часть и приложение имеют разные форматы, требуется подписать их по отдельности. www.1cbit.ru
• Машиночитаемая доверенность (формат XML) — нужна, когда документ подписывается не гендиректором, а уполномоченным сотрудником. www.1cbit.ru

Некоторые документы, которые нельзя оформлять в электронном виде: приказы об увольнениях сотрудников, акты о несчастных случаях на производстве, документы о прохождении инструктажей по технике безопасности. infostart.ru

Требования к кадровым документам не распространяются на трудовые книжки: они оформляются в соответствии с положениями статей 66 и 66.1 Трудового кодекса. infostart.ru