Какие существуют особенности организации документооборота в различных отделах предприятия?

Некоторые особенности организации документооборота в различных отделах предприятия:

• Организация входящих потоков документов. www.mdi.ru Это документация, которая создаётся в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде. www.mdi.ru Для входящих документов необходимо обеспечить регистрацию, передачу в подразделение, которое занимается этим вопросом, регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу, получение отметки об исполнении и передачу обработанного документа на хранение. www.mdi.ru
• Организация исходящих потоков документов. www.mdi.ru Обычно такие документы создаются в самом «низу» организационной структуры предприятия. www.mdi.ru После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции. www.mdi.ru Для исходящих документов необходимо назначить ответственных лиц по созданию, проверке и доработке документов в каждом подразделении, разработать эффективный порядок согласования документа в различных отделах и регистрацию документа при его отправке адресату. www.mdi.ru
• Организация внутренних потоков документов. www.mdi.ru Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. www.mdi.ru При этом часто именно движение внутренних документов является наиболее неупорядоченным. www.mdi.ru Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. www.mdi.ru Например, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определённого отдела или всего предприятия. www.mdi.ru

Формат документооборота на предприятии зависит от организационной структуры компании и объёма делопроизводства. kontur.ru Выделяют три вида документооборота: kontur.ru

1. Централизованный. kontur.ru www.archiv.ru Документы хранятся в одном подразделении. kontur.ru www.archiv.ru Эта форма подойдёт небольшим компаниям с малым объёмом документооборота. www.archiv.ru
2. Децентрализованный. kontur.ru www.archiv.ru Документы распределяются по нескольким структурным подразделениям для дальнейшей обработки. www.archiv.ru Такую форму часто используют компании с сетью филиалов. www.archiv.ru
3. Смешанный. kontur.ru www.archiv.ru Это комбинация названных форм. www.archiv.ru Как правило, применима на крупных предприятиях. www.archiv.ru Часть документов остаётся у одного подразделения, другие передаются в ответственные отделы. www.archiv.ru