В крупных компаниях со сложной организационной структурой кадровым делопроизводством занимается отдельная служба — отдел кадров. 35 В его состав могут входить, например, специалист по подбору персонала, специалист по учёту рабочего времени, специалист по кадровому делопроизводству. 2

Некоторые функции отдела кадров:

• подготовка пакета документов для трудоустройства новых работников; 1
• увольнение работников с соблюдением Трудового кодекса РФ; 1
• разработка локальных нормативных документов, регламентов взаимодействия, положений, приказов, инструкций; 1
• разработка правил и инструкций по охране труда; 1
• консультирование персонала по вопросам, связанным с трудоустройством; 1
• подготовка отчётов для пенсионного фонда, военкомата, центров занятости и т. д.. 1

Порядок ведения документооборота, связанного с персоналом, и полный перечень функций, которые ему отводятся, закреплены в инструкции по кадровому делопроизводству и зависят от конкретной организации. 1

Если в составе компании есть обособленные структурные подразделения, например, филиалы в других городах и регионах, вести кадровый учёт можно двумя способами: 5

1. Создать в каждом филиале должность кадровика. 5 Этот вариант более затратный. 5
2. Обходиться силами специалистов по делопроизводству в кадровой службе головного офиса, наладив работу при помощи сканов и почты. 5

Основным документом, который регламентирует трудовую деятельность, кадровое дело, делопроизводство и документооборот, является Трудовой кодекс РФ. 3