Система резервов отпусков в современных программах кадрового учёта позволяет организации заранее учесть будущие затраты, связанные с выплатой отпускных, и равномерно распределить финансовую нагрузку по периодам. 1

Алгоритм расчёта резервов в одной из программ, например «1С:ERP Управление предприятием», включает несколько шагов: 1

1. Сбор исходных данных: 1

• Штатное расписание для определения численности сотрудников, уровня их зарплат и количества неиспользованных дней отпуска. 1
• Информация по фактически отработанным дням, отпускам и больничным, необходимая для расчёта неиспользованных дней отпуска. 1
• Сумма начисленных отпускных в предыдущих отчётных периодах для учёта динамики и прогнозирования будущих расходов. 1

1. Расчёт неиспользованных дней отпуска. 1 Для каждого сотрудника определяется количество неиспользованных дней, исходя из штатного расписания и данных о фактическом использовании отпусков. 1
2. Расчёт резервов. 1 Определяется сумма резерва для каждого сотрудника на основе средней заработной платы и количества неиспользованных дней отпуска. 1 При необходимости включаются суммы обязательных страховых взносов. 1
3. Формирование итогового резерва. 1 Суммируются резервы для всех сотрудников, чтобы получить общий резерв отпусков для компании. 1

В некоторых программах кадрового учёта для расчёта резервов отпусков используются разные методы, например: 1

• По количеству неиспользованных дней отпуска. 1 Резерв рассчитывается на основе количества дней отпуска, не использованных сотрудниками на конец отчётного периода. 1
• По начисленным суммам. 1 Резерв определяется исходя из фактически начисленных отпускных в предыдущих периодах. 1
• С учётом средней заработной платы. 1 Резерв рассчитывается исходя из средней заработной платы каждого сотрудника за определённый период (например, последние 12 месяцев) и предполагаемого количества неиспользованных дней отпуска. 1

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1» используются такие механизмы расчёта, как метод обязательств (МСФО) и нормативный метод. 2

Метод обязательств (МСФО) рассчитывает ежемесячно среднюю заработную плату работника и умножает на количество дней отпуска, которые положены ему за отработанный период. 4 Полученную сумму увеличивают на сумму страховых взносов. 4

Нормативный метод определяет сумму резерва, исходя из фактического фонда оплаты труда расчётного месяца и норматива, который рассчитывается как процент от ФОТ текущего месяца. 4