Как работает облачная система кадрового электронного документооборота?

Облачная система кадрового электронного документооборота (КЭДО) позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить документы, связанные с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. habr.com sber-solutions.ru

Процесс работы КЭДО выглядит так: sber-solutions.ru

1. Кадровик оформляет электронный файл и отправляет его сотруднику через сервис КЭДО. sber-solutions.ru
2. Сотрудник получает уведомление о новом документе, заходит в систему и подписывает его с помощью электронной подписи (ЭП). sber-solutions.ru
3. Кадровик получает уведомление о подписании документа. sber-solutions.ru Если в процессе согласования не участвуют другие лица, то документооборот завершается, а файл сохраняется в системе. sber-solutions.ru

Юридическая сила документов в КЭДО обеспечивается электронными подписями, которых существует три вида: квалифицированная (КЭП), неквалифицированная (НЭП) и простая (ПЭП). sber-solutions.ru

В зависимости от роли участника документооборота используется соответствующий тип подписи: sber-solutions.ru

• Руководители организаций или ИП используют КЭП, которая наделяет электронные документы юридической силой. sber-solutions.ru Такие бумаги принимаются контролирующими органами и судами. sber-solutions.ru
• Специалисты по кадровому учёту и бухгалтеры, подписывающие документы от имени работодателя, также используют КЭП и машиночитаемую доверенность (МЧД). sber-solutions.ru
• Работники могут использовать ПЭП или НЭП, если это предусмотрено локальными актами компании. sber-solutions.ru

Для некоторых кадровых документов закон требует обязательного использования квалифицированной подписи. sber-solutions.ru К таким бумагам относятся, например, трудовые договоры с работниками, соглашения о материальной ответственности, обучение без отрыва от производства. sber-solutions.ru