Как работает электронный документооборот в трудовых отношениях?
Электронный документооборот в трудовых отношениях (КЭДО) позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ст. 22.1 ТК РФ). 34
Процесс КЭДО выглядит следующим образом: 1
- Кадровик оформляет электронный файл и отправляет его сотруднику через сервис КЭДО. 1
- Сотрудник получает уведомление о новом документе, заходит в систему и подписывает его с помощью электронной подписи (ЭП). 1
- Кадровик получает уведомление о подписании документа. 1 Если в процессе согласования не участвуют другие лица, то документооборот завершается, а файл сохраняется в системе. 1
Юридическая сила документов в КЭДО обеспечивается электронными подписями, которых существует три вида: квалифицированная (КЭП), неквалифицированная (НЭП) и простая (ПЭП). 1
В зависимости от роли участника документооборота используется соответствующий тип подписи: 1
- Руководители организаций или ИП используют КЭП, которая наделяет электронные документы юридической силой. 1 Такие бумаги принимаются контролирующими органами и судами. 1
- Специалисты по кадровому учёту и бухгалтеры, подписывающие документы от имени работодателя, также используют КЭП и машиночитаемую доверенность (МЧД). 1
- Работники могут использовать ПЭП или НЭП, если это предусмотрено локальными актами компании. 1
Для некоторых кадровых документов закон требует обязательного использования квалифицированной подписи. 1 К таким бумагам относятся, например, трудовые договоры с работниками, соглашения о материальной ответственности, обучение без отрыва от производства, документы, содержащие изменения в ранее подписанные трудовые договоры. 1
Решение об электронном документообороте — добровольное, законодательство не обязывает предприятия принудительно отказываться от делопроизводства на бумаге. 1
